Implementatie van Quin

Om digitale middelen in de huisartsenpraktijk te laten slagen, is alleen het in huis halen van de juiste tools niet voldoende. Zowel zorgverleners als patiënten moeten er op een goede manier mee kunnen werken. Diego Keijzer is een van de huisartsen die koos voor Quins zorgplatform. Implementatie consultant Diederik Vergroesen hielp hem bij het implementeren en adopteren ervan.  

Diego, waarom ben je in zee gegaan met Quin? 

‘Als huisarts merkte ik dat mijn assistenten overspoeld werden door telefoontjes. En zelf had ik ook maar weinig grip op mijn agenda. Daarom waren we al een tijdje op zoek naar manieren om werkdruk te verlagen en processen beter in te richten. Quin kwam op precies het juiste moment langs. Als we als beroepsgroep problemen willen aanpakken, dan moeten we durven kijken naar digitalisering. Zodat we het werk beter aankunnen met ons team.’ 

De implementatie is inmiddels afgerond. Kun je wat vertellen over de samenwerking? 

Diego: ‘Die verloopt onwijs goed. Ze denken mee, geven tips en proberen alles soepel en langdurig te faciliteren. Daarnaast werken ze bij Quin met extreem korte lijntjes. Zo hebben we nog steeds wekelijks contact met de implementatiemanager en voelen we dat Quin enorm betrokken is. Als ik ergens meezit, weet ik dat ze desnoods met twee man sterk langskomen om het op te lossen. Dat werkt ontzettend fijn.’ 

Een mooi compliment, Diederik! Is dat wat jullie onderscheidt van andere spelers in het veld? 

Diederik: ‘Kijk, allereerst gaan we natuurlijk aan de slag met de basisvoorwaarden.  We zorgen ervoor dat alles technisch staat en sluiten de applicaties op elkaar aan. Maar we gaan óók altijd uit van een gepersonaliseerd plan van aanpak, omdat elke praktijk nu eenmaal andere behoeften heeft. Daarnaast besteden we veel aandacht aan de adoptie van de systemen, zodat patiënten en professionals het platform leren kennen en gebruiken. We leggen communicatiemiddelen klaar, helpen bij het aanpassen van websites en ondersteunen met nieuwsbrieven en mailingen om patiënten te informeren. En we organiseren trainingen om het praktijkteam mee te nemen in alle veranderingen. Zelf houd ik wel van die persoonlijke aanpak. Zo hebben klanten mijn persoonlijk telefoonnummer en mailadres, zodat ze me altijd kunnen bereiken als dat nodig is.’ 

Welke verbeteringen zie jij in de nabije toekomst? 

Diederik ‘De koppeling met ons platform komt bij elk HIS op een andere manier tot stand. Dat maakt de integratie soms wat moeilijker. Ons ontwikkelteam is dit nu hard aan het stroomlijnen, dus het is gelukkig een tijdelijk ongemak. En natuurlijk kunnen Diego, de assistenten en de patiënten in de tussentijd wél gewoon werken met de verschillende functionaliteiten, zoals de symptoomchecker, de videoconsulten en direct messaging.’ 

Diego: ‘Tegelijkertijd wisten we van tevoren dat we nog niet alle functionaliteiten optimaal konden gebruiken. En dat vinden we ook niet erg. Als je vooruit wil lopen, moet je ook accepteren dat sommige dingen nog in ontwikkeling zijn. Ik vind het belangrijker dat we nu al zien welke potentie dit platform heeft.’ 

Welke positieve veranderingen heeft de praktijk nu al doorgemaakt? 

Diego: ‘Vooral de chatfunctie geeft veel rust. Onze assistenten hebben meer ruimte om antwoord te geven op vragen en om te overleggen met de huisarts. We merken ook dat steeds meer patiënten de app weten te vinden. Aanvankelijk wilden we binnen drie maanden tien procent app-downloads, dat doel is makkelijk behaald. We pakken nu door naar vijftien procent en versnellen daarna naar dertig procent. Dan gaan we écht het verschil merken.’ 

Hoe ziet de praktijk eruit als jullie die dertig procent hebben gehaald? 

Diego: ‘Dan komen er veel minder belletjes binnen en kunnen we het werk veel beter verdelen over de dag. We hoeven dan niet meer continu onze werkzaamheden te onderbreken en zitten niet langer vastgeklonken aan de telefoon. Verder verwacht ik dat onze patiënten door de symptoomchecker ontdekken dat ze veel klachten ook met zelfzorg op kunnen lossen. En dat we daardoor meer tijd overhouden voor patiënten die onze zorg het hardst nodig hebben.’ 

Tot slot. Wat zou je zeggen tegen praktijkhouders die twijfelen over de inzet van digitale tools? 

Diego: ‘Dat het belangrijk is dat we allemaal wat meer gaan pionieren. Veel collega’s zijn heel voorzichtig bij het in gebruik nemen van nieuwe digitale tools.  Begrijpelijk, maar als iedereen dat zou doen, verandert er natuurlijk weinig. Daarom hebben we een grote groep huisartsen nodig die veranderingen actief aan wil zwengelen. Laten we met zijn allen wat meer in de voorhoede gaan lopen.’